Efektivní komunikace v práci
Dnešní doba je uspěchaná a plná informací. Člověk má pocit, že musí být „in“, cool“, „v obraze“ a stále připravený přijímat nová data. Možností, jak spolu komunikovat, je nespočet: internet, telefony, notebooky, sociální sítě… Všechno se zdá tak snadné a přitom opak je pravdou: schopnost komunikovat se vytrácí. Přesněji řečeno – schopnost efektivně komunikovat.
Informujeme se ve spěchu, heslovitě, zkratkovitě. Nemluvě o tom, že slovní zásoba a styl vyjadřování se vzdalují „normální“ češtině.
Někteří lidé mají pocit, že musejí informace přijímat a předávat ihned, aby stihli přijmout ještě kvanta dalších. Mnoho lidí však neumí odhadnout, co je důležité, a z „komára dělají velblouda“ jenom proto, aby něčím zaplnili čas a cítili se důležitě. Důsledkem špatné komunikace je to, že mozek nestíhá: přestáváme si řadu věcí pamatovat, jsme nervózní, někteří i netrpěliví, pokud nedostanou odezvu na „své“ informace ihned zpět.
Je patrné, že komunikační vymoženosti zasáhly každého z nás. Jak s nimi zacházet efektivně – šetřit čas a zároveň komunikovat tak, abychom si rozuměli? Vezměte si, kolik z nás neumí například telefonovat: zdlouhavé vysvětlování, mluvení o zbytečnostech, kterých není třeba, zabíhání do detailů…
Kolikrát se odchýlíme od tématu a rozhovor se začne ubírat k nepodstatnému. Pak položíme sluchátko a vzpomeneme si na další věci, které jsme chtěli probrat. Je to vizitka naší nepřipravenosti i toho, že neumíme přinutit druhé, aby mluvili k věci.
Stejné je to s e-mailovou komunikací. I ta má svoje pravidla. E-mail by už v předmětu měl mít stručně označeno, čeho se týká. Stejně i obsah má být výstižný a spíš kratší. V příloze je pak možné poslat obsáhlejší informace. Odpovědět na e-mailové zprávy se doporučuje maximálně do tří dnů, v případě naší delší nepřítomnosti je nutné využít automatické odpovědi s datem vyřešení přijaté zprávy. Informací, které se na nás denně valí, je spousta.
Abychom se z toho nezbláznili, je nutné naučit se je třídit a kvalitně s nimi pracovat – například je efektivně předávat dál. Jen si vzpomeňte, kolik času vám zaberou e-maily, které vás nutí přeposílat je dalším deseti lidem, abyste splnili jeden pracovní úkol… Hodně takových zpráv jsou jen zabíječi času a tzv. psychologičtí vyděrači (občas i šiřitelé spamů). Bohužel právě mezi nimi je často důležitá informace. A jako naschvál právě ta, která měla být včas vyřešena nebo zaslána dál.
Zaměřte se v komunikaci na to, co je opravdu důležité. Písemná informace by měla být podávána bez emocí a měla by být výstižná. Obsahují-li zprávy určitá data, termíny, raději si je někam poznačte výrazněji, abyste na ně nezapomněli, a hlavně je dodržujte. Pokud vám například obsah e-mailu není jasný a potřebujete něco vysvětlit, raději zavolejte a danou informaci si ihned ověřte telefonicky.
Mějte přitom na paměti, že stejně jako vy i druhý člověk zápasí s množstvím dalších zpráv, proto jistě ocení profesionální přístup z vaší strany. Může se samozřejmě stát, že vám něco unikne mezi prsty a na nějaký termín nebo předání informace zapomenete. Stává-li se to však téměř pravidelně, je chyba ve vás, zejména v tom, že neumíte vyhodnotit priority nebo pracovat s velkým množstvím informací. Ale sáhněte si do svědomí, jestli není na vině i vaše lenost, na kterou pak bohužel doplácejí ostatní lidé okolo.
Autor: Mgr. Iveta Sigmundová (Moje Psychologie)
