Syndrom open space
Slovo open space v překladu znamená „otevřený prostor“. Nazývá se tím pracovní prostředí kanceláří, které zabírají často i celé velké podlaží, přičemž jednotliví zaměstnanci, pracovní pozice či celá oddělení jsou od sebe separovány maximálně nepříliš vysokou přepážkou, popř. vůbec ničím.
Historie
Open space jako systém uspořádání kancelářských a pracovních prostor začal být postupně používán od 50. let minulého století ve Spojených státech. Byly sem umisťovány větší počty zaměstnanců s rutinní a psychicky méně náročnou prací, typicky písařky, úředníci, prodavači i telefonní operátoři. Postupně se začalo experimentovat s pracovními skupinami umístěnými na velkém otevřeném podlaží.
Netrvalo dlouho a open space či open plan, jak bývá tento systém také někdy nazýván, se dostal i k zaměstnancům, jejichž náplní bylo různé organizování, zpracovávání dat i intelektuálně náročnější práce. Typickými uživateli open spaců začaly být média – redakce deníků, zpravodajských agentur i televize. S pokrokem v oblasti počítačů pak open space zasáhly do života programátorů, bankovních úředníků, brokerů a mnoha dalších, kteří mohli mít ve své „kóji“ počítačový terminál.
Finance
Hlavními důvody pro vytváření open spaců byly snižování nákladů a zlepšení pracovní kázně i efektivity. První důvod je zřejmý. Jeden velký prostor znamená menší výdaje na infrastrukturu. Vystačíte si s jedním centrálním osvětlením, klimatizací i sdílenými přístroji typu kopírka, tiskárna, skener atd., náklady na rozvod internetu či lokální sítě jsou rovněž výrazně nižší.
Pronájem jednoho velkého prostoru je navíc výrazně lacinější, než pronájem mnoha menších kanceláří. Není třeba vybavovat každou místnost zvláštním nábytkem či dokonce dekoracemi. Drahé zdi nahrazují v tom lepším případě laciné přepážky, případně se bez nich open space obejde úplně.
Lepší dohled nad zaměstnanci
Z hlediska zaměstnavatele pak open space kanceláře poskytují výrazně lepší přehled o činnosti vlastních zaměstnanců. Je prostě mnohem snazší zjistit, pokud se zaměstnanec fláká, nic nedělá, nebo naopak provozuje činnost netýkající se jeho pracovní náplně, v jedné velké místnosti bez dostatku soukromí, kde kdokoli může projít kolem, podívat se na obrazovku počítače dotyčného nebo pozorovat, co dělá.
Záměrem otevřených kancelářských prostor má být i zvýšení efektivity práce tam, kde je potřeba spolupráce či koordinace mezi více zaměstnanci. Zamávat, zavolat či gestikulovat na někoho, kdo je o pár metrů dále vidět, je mnohem rychlejší a snazší, než přecházet z místnosti do místnosti, ťukat, hledat a nahánět. Rovněž se počítá s tím, že méně zkušení pracovníci se rychleji přiučí od těch znalých. Tím, že budou blíže v kontaktu, je možné zběhlého zaměstnance pozorovat atd.
Kde je klid na práci?
Na prahu nového tisíciletí začalo stále více zaměstnavatelů zjišťovat, že open space prostředí není tím nejlepším řešením pro jakýkoli druh práce. Činnosti náročné na soustředění, kreativitu i individuální myšlení totiž v takto zařízených prostorách ztrácejí na efektivitě. Prostě se zjistilo, že u takového druhu práce je lepší, má-li zaměstnanec klid, své vlastní zázemí a možnost dostatečné koncentrace i odpočinku zároveň.
Není vůbec lehké vymýšlet, projektovat, navrhovat či vytvářet, pokud vám neustále někdo chodí za zády, od soustředění vyrušuje neustále vyzvánění telefonů, hovory kolegů, rachot kopírek atd. U zaměstnání, kde je třeba podávat výkony kvantitativně a je nutné zaměstnance hlídat, zůstávají i nadále open space oblíbeným řešením. U duševně náročnějších prací s kvalitativním výstupem ovšem dochází v současnosti k opouštění od tohoto konceptu.
Negativní vliv na zdraví
Problém otevřeného prostoru nespočívá pouze ve snížení efektivity práce, ale také v negativních vlivech na zdraví pracujících. Mezi ty nejzávažnější patří nadměrná hlučnost, stres, častější konflikty a z toho vyplývající nervové i duševní nemoci, zvýšený krevní tlak, žaludeční vředy a další typicky civilizační choroby.
K tomu je třeba připočítat i časté výměny zaměstnanců, kteří nejsou schopni či ochotni snést toto pracovní prostředí, čímž pro zaměstnavatele vzniká problém s téměř kontinuálním vyhledáváním a zaučováním nových pracovních sil. Open space tak již není obecným všelékem na zvýšení efektivity práce, jak na něj bylo pohlíženo v minulosti.
Autor: Josef Kraus
27. 7. 2011
