Jak se nezbláznit a přitom nebýt pozadu? Pomůže time management.

Pomůže kvalitní time management.

Moderní doba na nás klade mnohdy neuvěřitelné nároky. Studovat, pracovat, starat se o rodinu, cvičit, jíst zdravě, ale také odpočívat a bavit se, to vše mnohdy v rozmezí zdánlivě směšných čtyřiadvaceti hodin. S tím, jak některé úkoly nabývají na významu, redukujeme ty, které se v systému priorit nacházejí nejníže. I tak mnohdy uleháme do postele s myšlenkou, že další hektický den je za námi a mnoho nevyřešených úkolů před námi.

Sousloví být pánem svého času nemusí být nutně užíváno jen v souvislosti s těmi, kteří mohou se svým časem nakládat po libosti. Pánem svého času můžete být i vy, zvlášť budete-li schopná osvojit si některé základní taktiky tzv. time managementu.

Termín time management pochází z angličtiny a je synonymem pro soubor postupů, doporučení a především nástrojů, které dohromady dokážou zefektivnit využívání vašeho času.

K takovým nástrojům v obecné rovině řadíme krom stanovení cílů také plánování, rozdělování či přidělování. Konkrétními nástroji pak může být stanovení jasných a splnitelných cílů, používání přehledných seznamů, organizování práce a dodržování termínů, schopnost naučit se upřednostňovat, neotálet či vytrvat, komplikuje-li se dosažení cíle. Pojďme se nyní podívat na některé z těchto nástrojů podrobněji.

Diář – nepostradatelný společník

Nejedna z nás si plete vlastní hlavu s diářem, avšak jak je známo, není to váš mozek, ale papír, který snese všechno. Patříte-li k těm, kteří s oblibou po Vánocích zakoupí krásný diář, který o rok později, opět po Vánocích, putuje nedotčený do odpadků, nyní čtěte pozorně. Tužka a papír, případně celý diář či jiný šikovný (třeba elektronický) organizátor, by se od nynějška měly stát vaším nejlepším přítelem – přítelem, který pojme všechna důležitá data počínaje časy schůzek, přes návštěvy lékařů a příbuzných, po školní recitály vašich dětí.

Dalším důležitým pomocníkem je v tomto případě denní seznam úkolů. Budete-li tvořit takový seznam, pojměte jej jednoduše – rozdělte své činnosti do dvou kategorií. Do první z nich vepište úkoly důležité (pracovní schůzka, lékař nebo odevzdání projektu), druhou vyčleňte pro úkoly méně důležité (nákup nové kabelky, návštěva kamarádky aj.). Při jejich kategorizaci se naučíte podstatnou věc – stanovit si seznam priorit a rozhodnout se, co je a není podstatné. Najde-li se ve vašem seznamu obzvlášť důležitá položka, zvýrazněte ji.

Časový harmonogram

Nyní již víme, co a kdy je třeba udělat a na co nezapomenout. Že seznam úkolů vypadá děsivě a jen při pohledu na něj je vám úzko? Pokuste se identifikovat oblasti ve vašem životě, v nichž zbytečně ztrácíte čas. Pokuste se vyčlenit jeden týden, během něhož budete pečlivě zapisovat, co a jak dlouho děláte. Jakmile po týdnu prolistujete tyto zápisky, zřejmě naleznete mnoho činností, které děláte, ačkoliv byste je vůbec dělat nemusela.

Rozhodnete-li se svůj program upravit, zkuste (pokud je to možné) přesunout podstatné úkoly na dobu, kdy se cítíte být nejproduktivnější. A také - nachází-li se ve vašem týdenním harmonogramu položky, u nichž vaše asistence není nezbytně nutná, prostě je vynechejte. Stejně tak postupujte, pokud zjistíte, že ve vašem seznamu figurují úkoly, které lze delegovat na někoho jiného. Ono zkontrolovat úkoly dětem může stejně dobře manžel jako vy a děti neubude, jestliže vašeho psa vezmou na procházku místo vás.

Co můžeš udělat dnes, neodkládej na zítřek

Vzpomínáte na svá studentská léta, kdy jste den před rozhodující zkouškou uklidila celý pokoj, dvakrát vyvenčila psa, zalila květiny a nakonec pověsila prádlo, přičemž na samotné učení se dostalo až v poslední řadě s odůvodněním, že času je pořád dost? Naučte se nevyhýbat nepříjemným úkolům, strach je nejednou mnohem horší než případný negativní výsledek.

Chybami se člověk učí

Chyby jsou přirozenou součástí tvůrčího procesu a mnohdy bychom se k výsledku ani nedopracovali, nebýt chybování. I když se to nezdá, strach z chybování je jednou z hlavních příčin, která nám brání v efektivním organizování času. Nebojte se tedy chybovat, nezvládnete-li stanovený úkol dnes, připište jej na zítřejší seznam, uděláte-li chybu, zamyslete se nad tím, jak ji odčinit nebo jak se jí příště vyvarovat. Hlavní je se nevzdávat. Ať již zorganizujete svůj čas jakkoliv, nezapomeňte na jednu důležitou věc – nejste stroj. Spánek a vůbec odpočinek je nedílnou součástí lidského života, a tak máte-li pocit, že tři hodiny spánku vám dodají energii na celodenní bezchybné fungování, jste na omylu. V krátkodobém horizontu je snad možné si takový scénář představit, dlouhodobě je však lepší se mu vyhnout.