Máte vysoké pracovní tempo, ale slabé výsledky? 4 tipy, jak lépe řídit vlastní práci

Jan Dvořák, ředitel vzdělávacího střediska Gopas, připravil několik tipů ze systému Zen To Done (Zenem k hotovému). Jde o jednoduchý způsob řízení práce, který zdůrazňuje soustředěnost na „okamžik tady a teď“ namísto komplikovaného plánování budoucnosti.

Přestaňte být otrokem emailů

Jakmile si ráno otevřete poštu, jednejte s rozvahou a určete si priority. „Na urgence reagujte okamžitě. Pokud si odpověď na běžný mail vyžádá maximálně dvě minuty, odpovídejte také hned, vyplatí se to. Jinak skončíte s haldou nevyřízených mailů. Zvažte rovněž, které úkoly zle delegovat k vyřízení kolegům. Pokud není možné věc delegovat a úkol nevyžaduje okamžitou reakci, udělejte si v kalendáři poznámku s termínem odpovědi. Časově náročnou a důležitou komunikaci si rozplánujte, zvládnete ji pak lépe“ radí Jan Dvořák.

Jste pyšní na to, že zvládáte dělat současně několik důležitých věcí najednou? A jste si taklé vědomi toho, že neustálým přepínálním z jedoho úkolu na druhý se ostáváte se rychleji do stresu a častěji děláte chyby?

Daleko efektivnější je koncentrovat se v daném okamžiku pouze na jednu věc a odstranit všechny rušivé elementy, které odvádějí vaši pozornost jinam. Zavřete e-mailovou schránku a sociální sítě, přestaňte si povídat s kolegy, neodpovídejte na esemesky.

Pokud se stane, že musíte svoji aktuální práci přerušit kvůli naléhavému úkolu, nedělejte to zbrkle. Poznamenejte si původní úkol a udělejte si pár poznámek k fázi, v níž se nacházíte. Jakmile urgenci vyřídíte, vraťte se zpátky k předchozí práci.

Přestaňte dělat komplikované plány

Chaotickému přebíhání od jedné práce k druhé předejdete jednoduchým plánováním aktivit. Na začátku pracovního týdne definujte klíčové priority, které musíte bezpodmínečně splnit. „Každé ráno pak začněte tím, že si reálně stanovíte nejdůležitější úkoly, jimž se budete stůj co stůj věnovat. Ty, které vidíte jako nejobtížnější nebo nejvíce časově náročné, řešte jako první. Jestliže odkládáte náročné pracovní povinnosti na pozdější dobu, kdy jste unaveni, děláte si dobrovolně z pracoviště továrnu na stres,“ doporučuje Jan Dvořák.

Zvykněte si zjednodušovat

Mějte jedno pevné místo, kde budete přehledně shromažďovat poznámky, nápady, myšlenky, úkoly a nejrůznější informace, které vás napadnou a vztahují se k práci. Jinak je zapomenete a po čase je budete vymýšlet znovu. Není důležité, zda je to notýsek nebo smartphone. Klidně si pro přehlednost zaveďte i pár kategorií – např. Telefon, Počítač nebo Schůzky. Stav úkolů pak kontrolujte několikrát denně. Snadno si tak zvyknete redukovat cíle a úkoly na ty nejdůležitější.