Pracujte chytřeji, ne déle!
Ještě v půlce devatenáctého století pracovali dělníci i sedmdesát hodin týdně, dnes je pracovní doba čtyřicet hodin. Zároveň ale z nejrůznějších výzkumů vychází, že lidé mají pocit spěchu, jsou ve stresu a v anketách pravidelně uvádějí, že prací tráví daleko více času, než by chtěli.
„Přijali jsme mantinely, že čím déle, tím lépe, které jsme si sami nastavili,“ říká psycholožka Zdeňka Židková. „Práce je něco, co je měřitelné, co je za člověkem vidět. Být v práci znamená být fyzicky přítomen na pracovišti (platí i pro práci z domova), ale nelze přehledně vykázat, co jsem za tu dobu udělal. A to je problém současných profesí – nelze kontrolovat a evidovat myšlenkové a tvůrčí procesy, které dnes většinu prací charakterizují. Takže se evidují odpracované hodiny a přesčasy jsou považovány za projev zaujetí prací.“
Chcete-li to mít v práci a v životě celkově jinak, budete muset začít – pracovat chytřeji. „Pracovat chytřeji znamená dělat dobře práci, kterou jsem schopný zvládnout. Nebo se vypracovat drilem či tréninkem na mistra svého oboru. Není to o tom, jak si efektivně uspořádáte diář. Puntičkář s denním programem propracovaným na minuty může mít stejné výsledky jako,bordelář‘, jehož pracoviště připomíná výbuch atomovky,“ říká Zdeňka Židková a dodává, že pracovat chytřeji znamená především vrátit se zpátky k selskému rozumu. Když se pokusíte dostat pod kontrolu okruhy uvedené níže, je dost pravděpodobné, že v kanceláři neprosedíte život, ale jenom tolik času, kolik je opravdu potřeba.
ZAKAŽTE SI MULTITASKING
Multitasking neboli schopnost přemýšlet nebo dělat v jedné chvíli víc věcí najednou staví lidé v dnešní společnosti pomalu na úroveň geniality. Čím víc toho stihnete, tím lepší jste. Je tu však jedna záludnost: lepší možná jste, ale jenom v očích svého okolí. Sami pro sebe jste nejspíš upachtění, nervózní, úspěšní méně, než byste si podle nasazení zasloužili, a nešťastní. Je to logické, protože ve skutečnosti nic takového jako dělat víc věcí najednou neexistuje. Nedokážou to ani počítače, přestože z IT jsme tento pojem převzali. A nedokáže to ani lidský mozek.
Je vědecky prokázáno, že neurony se v každém jednotlivém okamžiku zabývají pouze jednou věcí. Z pohledu mozku tedy multitasking vypadá jako zběsilé pobíhání od jednoho úkolu k druhému. Problém je v tom, že během takového koloběhu jsme méně efektivní, děláme podstatně víc chyb a podle nedávno zveřejněného výzkumu v americkém časopise Forbes také hloupneme. Naše IQ klesá prý až o 10 bodů, tedy zhruba stejně jako po propařené noci. Zkuste se během dne soustředit vždycky jen na jednu věc.
NENECHTE SE ROZPTYLOVAT
Z multitaskingu a neschopnosti soustředit se obviňujeme většinou moderní dobu a technické vymoženosti. Dokud ale nepochopíme, že hlavní problém je v nás, pořád budeme ve vleku životních okolností. Stovky myšlenek, které nás ruší v každé minutě našeho života, se neobjevily jen tak. Odrážejí stav naší mysli a jsou tam proto, že jsme ji nechali zdivočit, například neustálou kontrolou e-mailu nebo sociálních sítí.
Ve Spojených státech loni vyšla kniha s názvem Thrive (thrive – vzkvétat, prosperovat, pozn. red.), v níž úspěšná podnikatelka Arianna Huffington popisuje mimo jiné příběhy lidí, kteří se natolik nechali pohltit rozptylováním, až zjistili, že si vůbec neuvědomují volný čas. Připadá jim, jako by žádný neměli a byli pořád v práci. Z výletu na kole si jeden manažer pamatoval pouze nucenou přestávku, kdy seděl na trávě podél cyklostezky a přes Blackberry odpovídal na e-maily. Těžko se divit, že večer poté měl pocit, že celý den strávil – prací.
Co s tím? Uvědomte si své spouštěče, co vás nutí mít věci neustále pod kontrolou a všechno vědět. Proč už zase sledujete Facebook? Co tam hledáte a nacházíte? Zkuste každý spouštěč změnit. Pokud jako první věc ráno kontrolujete e-mail, nechte mobil mobilem a běžte se nejdřív nasnídat.
NEJDŮLEŽITĚJŠÍ ÚKOLY V BLOCÍCH
Jak vyplývá z lékařských výzkumů, většina lidí dokáže udržet pozornost pouze nějakých devadesát minut. A co potom? V ideálním světě by měla následovat zhruba dvacetiminutová pauza, během které si odpočine nejen mysl, ale i tělo. Tak dlouhou pauzu si ale v reálu dovolit nemůžeme, takže co s tím? Novinářka Brigitte Schulte, autorka knihy „Overwhelmed: Work, Love and Play When No One Has the Time“, to vyřešila tak, že střídala úkoly.
Na začátku si stanovila priority dne. Devatesátiminutové bloky plného soustředění pak prokládala telefonováním, googlováním informací, venčením psa nebo joggingem. Podle odborníků se jako „nabíjecí“ přestávka počítá třeba i fakt, když si v době oběda vyrazíte z kanceláře pro sendvič do nejbližšího supermarketu. I taková fyzická aktivita reprezentuje pohyb a skvěle vám vyčistí hlavu. Po návratu k počítači uděláte víc, než kdybyste sendvič zhltli nad klávesnicí.
ROZLIŠOVAT ČINNÝ VERSUS PRODUKTIVNÍ
Jedním ze způsobů, jak pracovat chytřeji, je podle Zdeňky Židkové naučit se rozlišovat mezi pojmy činný a produktivní (efektivní). Činní jsme, když vyvíjíme nějakou činnost, ale produktivní nebo efektivní jenom tehdy, jestliže tahle činnost vede k cíli, který jsme si stanovili. Co to znamená? Čtení a odpovídání e-mailů jsou bezesporu činnosti, které nás pohltí a při kterých máme pocit smysluplné práce – udělal jsem toho přece tolik, jdu domů a nemám v poště ani jeden nevyřízený e-mail!
Pokud ale nedostáváte plat za odpovídání na e-maily a váš cíl je vyšší než prázdný inbox, pak se z hlediska produktivity jedná o ztrátu celého dne. A to platí i pro jiné činnosti. Jediná pomůcka, jak vyplavat nad e-mailovou hladinu a znovu se pořádně nadechnout opravdového pracovního života, je stanovit si na ponor přesně vymezený čas, podobně jako jsme kdysi mívali hodiny ve škole – když zazvonilo, bylo po dějepise a na řadu přišla matematika.
CHTĚJTE ÚPLNĚ DOKONČENÁ ZADÁNÍ
Nedávno jsem byla na několikahodinové přednášce na téma jak být dobrým šéfem. Zazněla spousta definic, načež lektor všechny škrtl a řekl, že jediná užitečná definice dobrého šéfa je tato: je to někdo, kdo dostává do důsledku vyřešené úkoly. Neplatí to však jenom pro šéfy, ale pro všechny, kteří delegují úkoly na druhé. Vzpomeňte si, kolikrát za den vám na stole přistane úkol se slovy, že je to „skoro hotové, jenom tam, prosím tě, doplň…“ Když delegujete na deset a víc lidí, nemůžete se divit, že z kanceláře odcházíte úplně poslední a pořád není nic uděláno. Nebude nikdy.
Problémům můžete předejít, když si lidi, na které delegujete, správně vyberete (nejjednodušší rada je nechat je udělat něco z toho, co buď píšou v životopise nebo čím se chlubí, že bez chyby zvládají) a budete jim úkoly vždy správně, konkrétně a jednoznačně zadávat. Vždy by měli vědět, co konkrétně po nich chcete. Má-li být výsledkem jejich činnosti přehledná tabulka, řekněte jim, aby udělali tabulku, a popište co nejpřesněji, jak má taková tabulka vypadat – v jakém programu má být zpracovaná, pro co slouží, co v ní má být uvedeno, co je zbytečné. Když tohle všechno dokážete, bude vám v práci podstatně lépe a taky denně bez problémů stihnete rodinnou večeři.
JAK PRACOVAT „CHYTŘEJI“?
Markéta Kaclová, PR konzultantka, AC & C Public Relations
Neobjevila jsem Ameriku, ale vstávám hodinu před svými holčičkami. Mezi čtvrtou a pátou hodinou ranní, ještě v posteli otevřu notebook a vyřídím e-maily, srovnám si úkoly pro daný den, tabulky a administrativa mi také jdou po ránu nejlépe. Rozhodně vyzkoušejte i vyjednat nějaký ten den home office, mé dvě hodiny home office denně mi šetří spoustu nervů.
Dagmar Suissa, ředitelka oddělení péče o zaměstnance ve společnosti LMC, provozovatele portálů Jobs.cz a Prace.cz
Vyvážený život jsem začala mít ve chvíli, kdy jsem se naučila vědomě si vybírat lidi, se kterými trávím čas. Po osobní stránce jej trávím opravdu jen s těmi, jejichž přítomnost mě nabíjí. V práci funguje vybrat si takový tým, kterému můžu důvěřovat, a díky tomu neřešit detaily a věci, kterým oni rozumí lépe. To mi také umožňuje udržet si nadhled a poznat, které věci jsou důležité a které nikoli.
Kateřina Rázlová, DHL Supply Chain, ředitelka divize automotive v České republice a ředitelka rozvoje obchodu v oblasti logistických služeb pro automobilový průmysl ve východní Evropě
Zásadně používám jen a pouze jeden elektronický plánovací kalendář. Využívám různé aplikace i pro plánování soukromých událostí a jejich sdílení, například Wunderlist. Přesvědčila jsem svůj tým, abychom plánování schůzek a změny řešili elektronicky. O dovolené vypínám datové přenosy.
Petra Kovandová, podnikatelka, majitelka sítě prodejen Bon-Bon provozující 25 obchodů
Abych ušetřila čas a měla ve svém životě kromě práce také volno, začala jsem využívat cesty autem. Telefonické hovory už neřeším z kanceláře, kde jsem se kolikrát zapovídala, tudíž práce stála, ale nechávám si je na později, až sednu do auta a jedu buď do některé z poboček, nebo domů. Využívám handsfree a i v autě mám konečně pocit smysluplně stráveného času.
Článek vyšel v časopise Moje psychologie.
